Eisenhower Matrix

Eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben anhand der zwei Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit. Durch die Einordnung in vier Felder wird sichtbar, welche Aufgaben sofortiges Handeln erfordern, welche geplant, delegiert oder gestrichen werden können.

Materialien

• Whiteboard oder Flipchart — Dient als Fläche für die Matrix mit vier Feldern. Alternativ genügt ein großes Blatt Papier, wenn kein Whiteboard zur Verfügung steht.

• Haftnotizen — Eine Notiz pro Aufgabe erleichtert das spätere Verschieben zwischen den Quadranten, ohne die Matrix neu zeichnen zu müssen.

• Stifte — Zum Beschriften der Haftnotizen und zum Einzeichnen der Achsen und Quadranten auf der gewählten Fläche.

Anleitung

1. Matrix vorbereiten Vorbereitung

   Auf einem Whiteboard, Flipchart oder Blatt Papier wird ein Koordinatensystem mit vier Feldern gezeichnet. Die horizontale Achse stellt die Dringlichkeit dar, die vertikale Achse die Wichtigkeit.

   So entstehen vier Quadranten:

   • dringend und wichtig

   • wichtig aber nicht dringend

   • dringend aber nicht wichtig

   • weder dringend noch wichtig

   Diese Struktur bildet die Grundlage für die anschließende Einordnung aller Aufgaben.

2. Aufgaben sammeln

   Alle anstehenden Aufgaben werden gesammelt und einzeln notiert, etwa auf Haftnotizen oder in einer Liste. Dabei wird bewusst auf eine erste Bewertung verzichtet, um den Überblick nicht vorzeitig einzuschränken. Ziel ist eine vollständige Erfassung aller offenen Punkte, unabhängig von ihrer vermuteten Priorität.

   Diese Sammlung bildet die Grundlage für die anschließende Einordnung in die Matrix.

3. Aufgaben einordnen

   Jede Aufgabe wird hinsichtlich zweier Kriterien bewertet: Wie dringend ist sie und wie wichtig ist sie für übergeordnete Ziele. Anhand dieser Einschätzung wird die Aufgabe einem der vier Quadranten zugeordnet. Bei Unsicherheiten hilft die Frage, ob ein Aufschieben spürbare negative Folgen hätte und ob die Aufgabe tatsächlich zu den eigenen Zielen beiträgt oder nur augenscheinlich drängt.

4. Quadranten auswerten

   Die vier Felder erhalten jeweils eine klare Handlungslogik:

   • Dringend und wichtig wird sofort erledigt

   • wichtig aber nicht dringend wird terminiert und eingeplant

   • dringend aber nicht wichtig wird delegiert

   • weder dringend noch wichtig wird gestrichen oder zurückgestellt

   Diese Zuordnung macht sichtbar, an welchen Stellen Zeit und Aufmerksamkeit tatsächlich investiert werden sollten.

5. Maßnahmen ableiten Nachbereitung

   Aus der Einordnung werden konkrete nächste Schritte abgeleitet: Termine für wichtige, nicht dringende Aufgaben, Verantwortliche für delegierbare Punkte sowie eine bewusste Entscheidung, welche Aufgaben ersatzlos entfallen. Diese Maßnahmen werden schriftlich festgehalten, damit die Priorisierung nicht nur sichtbar bleibt, sondern auch tatsächlich in Handlung übergeht.